Tabela przestawna – tworzenie i nawigacja Cz. 2

rys6

Poniżej znajduje się krótka charakterystyka odpowiednich obszarów, z których składa się tabela przestawna:

  • Filtr raportu – znajduje się ponad samą tabelą przestawną. Pola umieszczone w tym miejscu będą umożliwiały zakładanie różnorodnych filtrów poza blokiem tabeli ( na rysunku pole województwo).
  • Etykiety wierszy – pola umieszczone w tym miejscu stanowią główny zrąb danych, do których odnoszą się prezentowane wartości ( na rysunku pole miasto). Wszelkie operacje matematyczne będą podporządkowane tym etykietom. Będziemy analizować poszczególne wartości dla miast.
  • Etykiety kolumn – agreguje wartości w postaci kolumn. Ważne w tym miejscu jest to, że wartości, które umieścimy w kolumnach, czy wierszach mogą być zamieniane dowolnie. W zależności od tego, jak i co chcemy wyeksponować w naszym raporcie. W przykładzie pokazanym na rysunku w obszarze kolumn mamy umieszczone identyfikatory czasowe tj. styczeń, luty. Analizujemy sprzedaż produktów w poszczególnych miastach, w podziale na miesiące.
  • Wartości – pola, w których prezentowane są dane poddawane analizie ( dane liczbowe z kolumn styczeń, luty). Inaczej jest to obszar wartości, czyli komórki tabeli zawierające dane sumaryczne. Excel oferuje kila metod zliczania danych ( sumowanie, licznik, średnia itd.)[1]

rys5

 

Rysunek 5 Obszary tabeli

 

rys6

Rysunek 6 Prezentacja obszarów tabeli

 

rys7

Rysunek 7 Obszary przyporządkowane

Tablica pozwala dowolnie żonglować polami pomiędzy obszarami. Przenoszenie pola województwo między nimi nie spowoduje żadnej zmiany w zakresie obliczeń.

Wartości zawsze są te same więc wynik ich sumowania pozostaje bez zmian ( żonglujemy tymi samymi danymi ) zmienia się jedynie sposób ich prezentacji.

Namawiam do swobodnego przenoszenia pól i sprawdzania uzyskanych wyników, gdyż tylko tego typu eksperymenty pozwolą nam najlepiej ocenić, w jaki sposób prezentacja danych będzie najbardziej czytelna / precyzyjna dla naszego odbiorcy. Tego typu ćwiczenie udowodni też, że nie stanie się nic złego po przemieszczeniu pól. Tabela przestawna nie zniknie nawet gdy wszystkie pola (wartości, kolumny, wiersze, filtry) z niej usuniemy. Ta informacja umieszczona jest tutaj ku pokrzepieniu wszystkich tych, którzy z przerażeniem sztywnieją gdy tylko usuną pola z tabeli.

 

Wskazówka:

Miejsce, w którym jest tabela po usunięciu z niej wszystkich wartości różni się graficznie od wszystkich pozostałych komórek. Obszar, na którym ona się nadal charakteryzuje się tym, że komórki nie mają siatki. Wbrew pozorom wcale nie jest tak łatwo usunąć utworzonej tabeli. Kliknięcie w dowolnym miejscu tego obszaru uaktywni ponownie panel nawigacyjny tabeli.

Wracając do sumowania, o którym już było wspomniane powyżej. Jest to funkcjonalność, która przysparza najwięcej kłopotów (Rys. 8). Wynika to z tego, że w zależności od tego jaki rodzaj danych zaimplementujemy do obszaru wartości będą one sumowane, bądź zliczane. Gdy do tego obszaru wrzucimy miasta automatycznie zostanie zliczona ilość ich wystąpień. Nie zostaną zsumowane wszystkie miasta, zostaną zliczone ich wystąpienia.

rys8

Rysunek 8 Wartości w tabeli – prezentacja

W celu zmiany sposobu prezentacji danych należy stanąć kursorem na pole umieszczone w obszarze wartości i kliknąć prawy klawisz myszy. Uaktywni się nam menu podręczne umożliwiające modyfikację. W tym miejscu należy jeszcze wspomnieć o fakcie, że często ten typ sumowania trzeba zmienić ręcznie i zanim przejdzie się do dalszych działań zawsze warto sprawdzić w jaki sposób tabela zsumowała nasze dane. Przy użyciu której metody? Zostały zsumowane, zliczone, czy też uśrednione. Czasem dzieje się to automatycznie, że wartości liczbowe są sumowane. Natomiast zdarzają się też takie sytuacje, że w domyślnej pamięci pozostaje ostatni typ wykonywanych działań i może zostać on zastosowany do kolejnych przeniesionych do obszaru wartości danych. Jeżeli nie zwrócimy na to uwagi, możemy otrzymać bardzo różne wyniki.

[1] J. Walkenbach, Excel 2013 PL Formuły, Helion S.A., Warszawa 2013, s. 548

1 2 3 9