Tag Archives: Prezentacja danych

Tabela przestawna – tworzenie i nawigacja Cz. 1

Tabela przestawna jest mechanizmem, który w automatyczny sposób ma nam pomagać w organizowaniu, prezentacji i obliczaniu danych. Coraz częściej wykorzystywana jest w analizach natomiast niezmiennie wzbudza wiele niechęci przez co odnoszę wrażenie, że pełni ona poniekąd rolę tzw. „wisienki na torcie” i poza estetyczną rolą często niewiele wnosi. Jest jednym z najpotężniejszych narzędzi pozwalającym wyświetlać podsumowania na wiele różnych sposobów.

Dane do tabeli przestawnej pobiera się z bazy danych arkusza (lub tabeli) albo zewnętrznej bazy danych i przechowuje w specjalnej pamięci podręcznej, co pozwala Excelowi na przeliczanie wartości natychmiast po wprowadzeniu zmian w tabeli[1].

Zmagania z tym „tworem” przypominają trochę wywoływanie kulawego wilka z lasu. Jak się nie pojawi po naszym kilkukrotnym nawoływaniu mamy poczucie wątpliwego sukcesu. W przeciwnym wypadku nie pozostaje nam nic innego jak ucieczka przed siebie w podskokach. Podobnie jest z tabelą. Jak działa to działa i jest pięknie. Jak przestaje działać zaczyna się rwanie włosów z głowy. Rzadko też umiemy odpowiedzieć na pytanie co się właściwie stało z naszą pięknie spreparowaną tabelą. Ożyło i pogryzło…

Ogromną zaletą tabeli jest jej interaktywność. Stanowi to jednocześnie zaletę jak i wadę a tym samym staje się niekiedy prawdziwym utrapieniem dla użytkowników. Wystarczy jeden nieopatrzny ruch i cały pięknie wyrzeźbiony raporcik zamienia się w kupkę rozrzuconych klocków z pokoju trzylatka. Celem tego tekstu jest przedstawienie kilku prostych sposobów na oswojenie tego tworu. Jako, że podobnie jak sam Excel tabela przestawna ma wiele możliwości nie wyczerpię tego tematu w jednym tekście. Na początek chciałabym zaprezentować zasady tworzenia tabeli oraz nawigowania po niej. Na początku pracy z tabelą szczególnie ważne jest rozpoznanie tzw. obszarów i pól w tabeli oraz tego jakie są / mogą być efekty wprowadzanych zmian.

Tabelę przestawną budujemy na bazie danych zawartych w kolumnach, które obowiązkowo muszą posiadać nazwy. Jeżeli któraś z kolumn nie będzie nazwana pojawi się niemile brzmiący komunikat o następującej treści:

1

Rys.1

Jeżeli ten komunikat pojawi się na początku tworzenia tabeli możemy mieć pewność, że któraś z naszych kolumn nie posiada nazwy (bądź ta nazwa jest nieprawidłowa). Co do prawidłowości nazywania kolumn należy również pamiętać, żeby w jednym zakresie nie nadawać kolumnom tych samych nazw. Tabela musi jednoznacznie rozpoznawać poszczególne zakresy danych ( kolumny), jeżeli tego nie będzie w stanie zrobić zwróci błąd. Ten problem nie pojawia się w momencie, gdy nasze dane do tabeli przestawnej przygotowane są w formie tabeli (oraz w nowszych wersjach MS Excel) gdzie samoczynnie te same nazwy kolumn zostaną ponumerowane. Przy tej okazji mogę wspomnieć, że wykorzystanie tabeli danych ułatwia nawigację po utworzonej na ich podstawie tabeli przestawnej, o czym za chwilę.

W celu wygenerowania tabeli przestawnej ustawiamy kursor w dowolnej komórce z zakresu danych i wybieramy następujące polecenie karta Wstawianie/Tabela Przestawna.

rys2

Rys. 2

Wskazówka :

Po utworzeniu tabeli wraz z jej panelem nawigacyjnym wskazane jest wykonanie następującego kroku. Prawym klawiszem myszy stojąc na zakresie tabeli (Rys. 3) wywołujemy menu podręczne. Wybieramy polecenie (Rys. 4) Opcje tabeli przestawnej… w karcie Wyświetlanie zaznaczamy opcję Układ klasyczny tabeli przestawnej (umożliwia przeciąganie pól w siatce).

rys3

Rys. 3

rys4

Rys. 4

Zaznaczenie tej opcji pozwali na przenoszenie pól i upuszczanie ich ( ang. drag and drop) dowolnie w obrębie tworzonego raportu. Jest to możliwość, której przecenić nie sposób ze względu na automatyczną interakcję i możliwość testowania wyniku natychmiast po przeniesieniu pola do obszaru tabeli.

Obszary (Rys. 5, Rys. 6) tabeli przestawnej to:

  • Filtr raportu
  • Etykiety wierszy
  • Etykiety kolumn
  • Wartości

[1] J. Walkenbach, Excel 2013 PL Formuły, Helion S.A., Warszawa 2013, s. 55